Helhetlig risikostyring
PTS jobber kontinuerlig med å forbedre rutiner og kontroller knyttet til våre prosesser. Målet med arbeidet er å tilfredsstille kravene i økonomiregelverket, og å ha en oppdatert oversikt over virksomhetens risikoområder til enhver tid. Hvert år gjennomgår ledergruppen det overordnede risikobildet, og dette dokumenteres i en risikomatrise. Risikomatrisen dekker alle strategiske mål, systemer, prosesser og regelverk. Årets gjennomgang viste at risikoen innen de identifiserte områdene kunne håndteres med risikoreduserende tiltak. Imidlertid endret koronapandemien risikobildet. Tiltak for opprettholdelse av ordinær drift har hatt økt prioritet etter at pandemien inntraff. Vi har lagt stor vekt på å redusere fare for smitte og tap av bemanning, samt å legge til rette for tilfredsstillende hjemmekontorløsninger.
De vesentligste risikoene i 2020:
- koronapandemiens påvirkning på driften
- smitterisiko og fare for tap av bemanning
- reduksjon av medlemmer og premieinntekter som utløser statsgarantien
- tap i forvaltningen av fondsmidlene
- cybersikkerhet og manglende digital beredskap
- mangelfull forvaltning og videreutvikling av IT-infrastruktur
- sårbarhet og kompetanse
- manglende ivaretagelse av EØS-regelverk og internasjonale forpliktelser
Aktiviteter og risikoreduserende tiltak i 2020:
- Koronatiltak
- Følger myndighetenes retningslinjer for smittevern, herunder hjemmekontor som hovedregel. Sørger for å ivareta fysisk og psykososialt arbeidsmiljø på hjemmekontor.
- Hyppige oppdateringer og prognoser for å se på økonomiske konsekvenser av pandemien.
- Tett oppfølging av fondets utvikling og konsultasjon med uavhengig investeringsrådgiver.
- Cybersikkerhet
- Gjennomfører sikkerhetstester og bygger kompetanse og bevissthet blant medarbeidere om ulike former for nettsvindel. Særlig oppmerksomhet rettet mot nettsvindel under pandemien.
- Fortsetter arbeidet med ny strategi for IT-infrastruktur
- Tetter sikkerhetshull og oppgraderer systemer.
- Utreder muligheten for kjøp av infrastruktur som tjeneste.
- Tiltak for å beholde kompetanse
- Tar vare på medarbeidere ved å legge til rette for faglig og personlig utvikling.
- System for kompetansedeling og ajourhold av rutinebeskrivelser.
- Internasjonale forpliktelser
- Årlig kontroll mot maritimt AA-register for å avdekke feil i innrapporteringen.
Virksomhetens overordnede risikostyring og internkontroll er forelagt styret og vedtatt.
Økonomistyring og resultatoppfølging
PTS’ økonomirapportering er basert på et periodisert regnskap etter Norsk regnskapsstandard (NRS). I det månedlige virksomhetsstyringsmøtet gjennomgår ledelsen resultat- og målkort, regnskap/budsjett, utviklingstrekk i medlemsmassen og rammebetingelser. Videre blir status for avtalte aktiviteter og prosjekter gjennomgått, samt utviklingen i sykefravær og lignende.
Etatsstyring
I 2020 har vi hatt to etatsstyringsmøter med Arbeids- og sosialdepartementet (ASD). I vårmøtet er årsrapporten hovedtema, mens i høstmøtet er virksomhetsrapporten sentral.
I styringsdialogen med ASD har et sentralt tema vært håndteringen og konsekvensene av koronapandemien for ordningen og PTS som organisasjon.
Resultater i 2020
PTS har god måloppnåelse på alle overordnede mål til tross for pandemien. Vi har opprettholdt tilgjengelighet og svartid for våre kunder og medlemmer, samt opprettholdt saksbehandlingstiden på under en måned for pensjonssakene. Utover den ordinære driften har PTS hovedsakelig vært opptatt av det avsluttende arbeidet med prosjektet knyttet til ny lov. Prosjektet ble ferdigstilt innenfor den tildelte rammen og ble levert til avtalt tid og kvalitet.